行政、助理、會計用 AI：Excel 不再重做，對帳先抓差異

行政、助理、會計的工作很少被看見，但少了你公司就轉不動。每個月重做同一份 Excel、月底對帳對到眼花、信箱一打開三百封，這些都是行政 AI 能先接手的地方。這頁用三個做法，帶你把重複的事交給 ChatGPT、Claude、Gemini 處理，每一招都附可以直接複製的提示詞，也寫清楚免費版做得到哪裡。原則很精簡：AI 負責整理和寫公式，數字最後由你確認。

行政、助理、會計最花時間的 3 件事

根據主計總處人力資源調查（勞動部統計資料庫表 2-11），2025 年「事務支援人員」平均約 138 萬人，包含行政、助理、會計出納、資料登錄這些職位。問他們最累的是什麼，答案很像：

• Excel 每個月重做。格式一樣，資料換了就要重新整理、重拉樞紐、重做圖表，主管要的欄位還常常改。
• 月底對帳。銀行明細、請款單、系統報表三邊對，差一筆就要從頭找。
• 信箱 300 封。廠商報價、同事請假、客戶詢問全混在一起，光分類就花掉半個早上。

這三件事都很適合行政 AI。規則固定，量又大。

Excel 每個月重做？讓 AI 寫公式，不要讓它幫你算

很多人以為行政 AI 就是把檔案丟進去，請它直接給答案。這樣做數字容易出錯，下個月又要再丟一次。比較穩的做法，是請 AI 寫出公式或步驟，你貼回 Excel 或 Google 試算表，以後每個月套用就好。

1. 打開 ChatGPT 或 Claude，免費版就可以。不用上傳檔案，只描述欄位名稱和你要的結果。
2. 貼上下面的提示詞，把欄位換成你們公司的。
3. 把它給的公式貼進試算表，先拿上個月的資料測，跟你手算的結果比對。
4. 對得上，就把這份檔案存成範本，下個月只換資料。

我在用 Excel（Microsoft 365 版本）整理每月請款資料。
工作表「明細」欄位：A 日期、B 部門、C 申請人、D 費用類別、E 金額（含稅）
我要在工作表「彙總」做出：每個部門、每個費用類別的當月合計，月份在 B1 儲存格可以切換。
請給我：
1. 要放在彙總表哪一格的公式（用 SUMIFS）
2. 每個公式在做什麼，一句話說明
3. 如果資料有空白列或金額是文字格式，會出什麼錯、怎麼修
不要假設我有其他欄位。

公司如果有 Google Workspace 的特定方案，或個人有付費的 Google AI Pro，Google 試算表旁邊可以叫出 Gemini 側欄直接問。免費帳號不一定有，先用聊天視窗寫公式最省事。

月底對帳：兩份明細丟進去，先找出對不上的那幾筆

對帳最累的不是加總，是找差異。你可以把銀行明細和系統入帳表都匯出成 CSV，請 AI 先比對、列出可疑的筆數，再用 Excel 公式驗證一次。ChatGPT 和 Claude 的免費版都能上傳檔案分析，但次數和檔案大小有限，月底量大時可能要分批。

1. 匯出兩份 CSV。上傳前把銀行帳號、客戶姓名欄位刪掉，只留日期、金額、摘要、單號。
2. 上傳到 ChatGPT 或 Claude，貼上下面的提示詞。
3. 拿它列出的差異清單，回 Excel 用 XLOOKUP 或篩選逐筆確認。
4. 確認過的差異寫進對帳說明，再交給主管或記帳士。

我上傳了兩份檔案：bank.csv（銀行明細）和 system.csv（系統入帳）。
兩份都有欄位：日期、金額、摘要、單號。
請幫我比對：
1. 金額和日期都對得上的，標「已配對」
2. 只出現在銀行、沒出現在系統的，列出來
3. 只出現在系統、沒出現在銀行的，列出來
4. 金額一樣但日期差 3 天以內的，標「可能是同一筆，請人工確認」
用表格輸出，最後告訴我每一類各幾筆。不確定的不要自己配對。

AI 有時候會漏筆或配錯。它給的是待查清單，不是對帳結果。

信箱 300 封：讓 AI 先分類、再擬回信

你有沒有算過，每天光是決定「這封要不要現在回」就花多少力氣？行政 AI 在信箱的用法分兩段：先分類，再擬稿。用 Gmail 的人，Google 已經把 Gemini 摘要和代寫功能陸續開放給部分免費個人帳號，但開放範圍看地區和語言，完整的 Gemini 側欄通常要付費方案或公司 Workspace。沒有的話，把信件內容複製到 ChatGPT 或 Claude 一樣能做。

1. 早上挑出還沒處理的信，把寄件人換成「廠商 A」「同事 B」這類代號，內容複製出來。
2. 貼上下面的提示詞，請 AI 分成四類。
3. 「要回覆」那一類，請它照你們公司的語氣擬回信草稿。
4. 每封草稿你自己讀過、改過才寄出。

你是公司行政助理。以下是今天還沒處理的 20 封信摘要，每封用 ### 分隔。
請分成四類，用表格列出：
1. 今天一定要回（有期限或主管交辦）
2. 這週內回
3. 只需要知道，不用回
4. 可能是廣告或詐騙
每封寫一句理由。第 1 類的信，請各擬一份 100 字內的回信草稿，語氣客氣、直接，不要承諾我沒提到的日期或金額。
信件內容：
（貼上）

看到「可能是詐騙」的信，特別是要求改匯款帳號的，一律打電話跟對方確認。

要小心的地方

行政和會計經手的資料，多半比業務更敏感。用行政 AI 之前，這幾條先守住：

• 個資。員工身分證字號、薪資、病假證明、客戶聯絡方式都受個人資料保護法保護。貼給 AI 前先刪欄位或換代號。
• 財務資料。銀行帳號、公司完整損益不要貼進免費版。ChatGPT 的資料控制設定可以關掉讓內容用於改善模型，但最保險的還是不貼。
• AI 會算錯。加總、匯率、稅額它都可能出錯，而且講得很有自信。任何要報稅、付款的數字，都以 Excel 公式和原始憑證為準。
• 公司規定優先。有些公司明文禁止把內部文件放進外部 AI。先問主管或 IT，拿到同意再用。

不過規則清楚之後，行政反而是最容易用出成果的職位。

下一步

今天就做一件事：挑一份你每個月都要重做的 Excel，用第一招的提示詞請 AI 寫公式，拿上個月的資料測一次。對得上，下個月就少重做一份。

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