業務用 AI：拜訪完用講的寫報告，報價說明一次三版本

跑業務的人，白天在外面見客戶，晚上回家還要補拜訪報告、改報價單、填 CRM。這頁不談大道理，只講業務 AI 最實用的三種用法：拜訪完用講的生出紀錄、報價說明一次寫三種版本、讓客戶資料自己進表格。每一招都寫成步驟，附上可以直接複製的提示詞，用免費版就能先試。做法很精簡，今天下班前就能跑一次。

業務最常抱怨的 3 件事

根據主計總處人力資源調查（勞動部統計資料庫表 2-11），2025 年「服務及銷售工作人員」平均約 234 萬人。這個分類也包含門市與服務人員，不全是外勤業務，但站在第一線賣東西的人確實是最大一群。我們幫通路商、房仲、保險、電商導入 LINE 與 AI 自動化時，聽到的抱怨幾乎一樣：

• 晚上補拜訪報告。白天跑了四家，細節都在腦袋裡，回家打字打到十一點，隔天主管還說寫得太簡單。
• 報價單改五版。客戶說預算再低一點、規格換一下、付款條件再談，每改一次就要重寫一次說明信。
• CRM 沒人填。系統買了，大家還是把客戶記在 LINE 對話和筆記本，主管想看進度只能一個一個問。

這三件事有個共通點。資訊其實都有，只是格式不對。業務 AI 最擅長的就是這件事：把你講的、貼的亂資料，整理成主管和客戶看得懂的樣子。

拜訪完在車上講 3 分鐘，AI 幫你寫成拜訪紀錄

業務 AI 最快上手的做法是用講的。ChatGPT、Gemini 的手機 App 都能直接語音輸入，免費版就能用，只是每天的使用量有上限。你不用打字，停好車把剛剛聊到的事情講一遍，再請 AI 照公司格式整理。

1. 離開客戶公司後，打開 ChatGPT 或 Gemini App，按麥克風，把剛才的對話重點講出來：誰在場、對方在意什麼、下次要帶什麼。
2. 講完先別送出，貼上下面的提示詞當開頭，讓它照固定欄位整理。
3. 看一遍，把 AI 自己補的內容刪掉，只留你真的講過的。
4. 確認沒問題再貼進公司系統或 LINE 群組。

你是 B2B 業務助理。以下是我剛拜訪完客戶的口述內容，請整理成拜訪紀錄，欄位如下：
1. 客戶公司與在場人員（職稱）
2. 對方目前的問題與預算範圍
3. 對方提出的疑慮
4. 我承諾的下一步與期限
5. 成交機會評估（高／中／低），並說明理由
只能用我口述裡有的資訊，沒提到的欄位寫「未提及」，不要自己推測。
口述內容：
（貼上語音轉出的文字）

最後一句「不要自己推測」很重要。少了它，AI 很容易幫你編出一個聽起來合理的預算。

報價單改到第五版？讓 AI 一次寫好三種說明

你有沒有遇過，報價數字只改一點，說明信卻要整封重寫？報價本身還是要用公司的 Excel 算，業務 AI 幫你處理的是「怎麼說」。同一份報價，給老闆看的版本重點是總價和投資報酬，給採購看的是規格和付款條件，給使用部門看的是導入後哪裡變輕鬆。

1. 把報價重點整理成幾行文字：品項、數量、單價、總價、交期、付款條件。成本和毛利不要貼。
2. 打開 Claude 或 ChatGPT，免費版就可以，貼上下面的提示詞。
3. 拿到三個版本後，數字逐一跟報價單對一次。
4. 客戶要求改條件時，只要更新那幾行文字，再請它重寫三個版本。

我是辦公設備業務，要寄報價給一家 50 人的貿易公司。報價重點：
品項：多功能事務機 3 台，含 3 年維護
總價：新台幣 xx 萬元（未稅），交期 2 週，付款條件月結 60 天
客戶在意：去年機器常卡紙，影響出貨文件

請寫三封簡短的報價說明信，各 150 字以內：
A 版給總經理：講總價、維護怎麼省掉麻煩
B 版給採購：講規格、交期、付款條件
C 版給行政主管：講卡紙問題怎麼解決
語氣誠懇，不要誇大，不要寫我沒提供的優惠或規格。

AI 會算錯數字，也會自己加贈品。寄出前一定要自己對過。

CRM 沒人填：讓 LINE 對話自己變成客戶清單

很多人以為要先換一套更好的 CRM。我們的經驗剛好相反，業務不填，是因為多一個步驟。比較可行的做法，是讓資料從業務本來就在用的地方自動流進去，例如 Google 表單或 LINE 官方帳號，再用 n8n 或 Make 串到 Google 試算表。

1. 開一份 Google 試算表，欄位對應上面拜訪紀錄的 5 個欄位，加上日期和業務姓名。
2. 業務拜訪完，把 AI 整理好的紀錄貼到一個固定的 Google 表單或 LINE 官方帳號。
3. 用 Make 或 n8n 設定：收到新內容，就交給 ChatGPT 或 Claude 的 API 拆成欄位，寫進試算表的一列。
4. 主管每週看試算表篩選「成交機會：高」的客戶就好，不用再一個一個問。

把下面這段拜訪紀錄拆成 JSON，欄位：company、contact、budget、concern、next_step、deadline、chance。
沒有提到的欄位填 null，不要猜。只輸出 JSON，不要其他文字。
拜訪紀錄：
（貼上內容）

費用要先講清楚。Make 有免費方案，但每月可執行的次數有限；n8n 自己架在主機上可以免費用，雲端版要付費；呼叫 ChatGPT 或 Claude 的 API 是用量計費，跟聊天用的免費帳號是兩回事。業務少於五個人的團隊，前兩招手動貼也夠了。

要小心的地方

客戶資料是公司的，不是你的。用業務 AI 之前，這幾件事先跟主管講好：

• 個資。客戶姓名、手機、身分證字號受個人資料保護法保護。貼給 AI 前先把姓名換成代號，手機和證號一律不貼。
• 公司機密。成本、毛利、底價不要貼進免費版。ChatGPT 的設定裡可以關掉「用你的內容改善模型」，公司有預算的話，用團隊或企業版比較安心。
• AI 會講錯。它會把規格寫錯、把價格算錯，甚至自己加上你沒答應的優惠。對外寄出的每一個數字，都要回到原始報價單核對。
• 話術不要誇大。AI 寫的文案常帶「最」「保證」之類的字眼，對客戶做不到的承諾，責任還是在你和公司。

不過也別因此不敢用。把代號、機密、核對這三步變成習慣就好。

下一步

今天就做一件事：下一次拜訪結束，在車上用講的跑一次第一招的提示詞，看 AI 整理的拜訪紀錄跟你平常寫的差多少。順手的話，再試報價說明的三種版本。

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